Under sammanträdet

Utgångspunkten i kommunallagen är att nämndernas/styrelsens möten är stängda, medan regionfullmäktiges möten är öppna för allmänheten.

Regionfullmäktige har beslutat att nämnderna får ha öppna sammanträden, vilket innebär att nämnderna själva beslutar om detta. Det gäller dock inte ärenden som avser myndighetsutövning eller där det finns sekretess.

Att sammanträdet är öppet innebär att allmänheten har rätt att vara i sammanträdeslokalen och lyssna. Allmänheten har dock ingen yttranderätt.

Förhinder

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid aktuellt kansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra.

Ersättares tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

Ersättarna ska, om dessa inte väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Jäv, avbruten tjänstgöring

En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts. Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna

Reservation

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering. Justering av protokoll 10 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Elektronisk justering får ske, om omständigheterna medger ett säkerställande av justeringen.

Närvarorätt

Regionråd har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnden får därutöver, om särskilda skäl föreligger för detta, medge ledamot av annan nämnd denna rätt. Denna ledamot har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i regionen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

Ersättarna kallas till nämndens sammanträden på samma sätt som nämndens ledamöter.

Ärenden som ska behandlas under sammanträdet finns i kallelsen. Dagordningen innehåller ofta många olika typer av ärenden, till exempel:

• Ärenden som ska beslutas av nämnden/styrelsen i sin helhet
  
• Yttranden till en annan nämnd/regionfullmäktige
  
• Svar på revisionsrapporter
  
• Svar på remisser
  

När ordföranden öppnat sammanträdet meddelar ordförande eventuella förslag på ändringar i dagordningen och frågar om dagordningen kan fastställas.

I egenskap av ansvarig för föredragningslistan har ordföranden rätt att anmäla extra ärenden. Övriga ledamöter kan också initiera extra ärenden

Nämnder

När du tjänstgör på ett nämndsammanträde har du rätt att väcka ärenden som inte finns med på dagordningen (gäller inte regionfullmäktige där det finns beredningskrav). Det kan du göra när som helst, antingen före sammanträdet via till exempel e-post till ordföranden och/eller nämndsekreteraren, eller under mötets gång genom att säga att du vill att nämnden/styrelsen ska behandla ärendet.

Det är nämnden som beslutar om ett initiativärende ska avgöras direkt, bordläggas för att avgöras senare eller beredas av förvaltningen innan ärendet avgörs.

Det är eftersträvansvärt att de ärenden som finns på dagordningen och ska behandlas under ett sammanträde har beretts av förvaltningen. På så vis har nämnden ett underlag till ärendet med utredning, konsekvensbedömning och förslag till beslut att ta ställning till utifrån förvaltningens expertis.

Förvaltningens förslag till beslut har då också diskuterats i tjänste- och ordförandeberedning, och i vissa fall även vid förvaltningens samverkansgrupp som består av personalföreträdare.

Regionfullmäktige

• Rätt att väcka ärenden i regionfullmäktige har
• regionstyrelsen
  
• andra nämnder
  
• ledamot i regionfullmäktige (genom motion)
  
• revisorerna
  
• särskild beredning (om regionfullmäktige angivit detta).
  

Ledamöter och tjänstgörande ersättare i regionfullmäktige kan initiera ärenden genom att skriva motioner och ställa interpellationer och frågor.

Ärenden som ska behandlas av regionfullmäktige måste också vara beredda av regionstyrelsen som ska lägga förslag till beslut i varje ärende till regionfullmäktige. Ärenden som ska tas upp i regionfullmäktige ska kungöras enligt kommunallagens regler.

Brådskande till regionfullmäktige

I regionfullmäktige får brådskande ärenden, som inte kunnat kungöras enligt lagens krav, behandlas och beslutas endast om samtliga ledamöter är överens både om att ta upp ärendet och vilket beslut som ska fattas. Detta gäller dock inte valärenden.

Regionfullmäktige

Som förtroendevald i regionfullmäktige har du som regel bara rätt att yttra dig om du tjänstgör. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att använda det voteringssystem som fullmäktige använder.

Nämnd

Som förtroendevald i en nämnd/styrelse har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet.

Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig.

Till varje ärende bör det finnas ett förslag till beslut från förvaltningen/arbetsutskottet/annan nämnd.

När ärendet har föredragits och ordföranden har lämnat ordet fritt kan du som tjänstgör yrka att nämnden ska besluta om att bifalla eller avslå förvaltningens förslag, eller ändra något/göra ett tillägg till förslaget. Du kan också lägga helt egna yrkanden eller biträda (stödja) någon annans yrkande.

Egna yrkanden ska också lämnas in skriftligt till sekreteraren och ordförande (gärna via mejl). Detta för att säkerställa att de blir korrekt återgivna när ordföranden räknar upp förslagen till beslut, och för att de ska återges rätt i protokollet.

Yrkanden kan delas in i två huvudkategorier: formella yrkanden och sakyrkanden.

Formella yrkanden

• Ajournering – Uppskjuta ett möte till senare tidpunkt. Kan bestämmas till tio minuter, en timme, en dag
  
• Återremiss – betyder att ärendet skickas tillbaka till beredande organ för att till exempel tillföra beslutsunderlaget något. Beslut om återremiss ska alltid vara motiverat
  
• Bordläggning – betyder att ärendet inte ska beslutas under pågående sammanträde, utan tas upp till beslut vid nästkommande sammanträde och ingenting får tillföras ärendet under tiden.
  

Sakyrkanden

• Bifall till grundförslag
  
• Tilläggsyrkande
  
• Ändringsyrkande
  
• Avslagsyrkande
  

Formella yrkanden behandlas alltid först och ställs mot avslag. Om nämnden beslutar enligt ett formellt yrkande prövas inte eventuella sakyrkanden.

Ett ändringsyrkande innebär ett förslag till ändring av en eller flera att-satser i grundförslaget. Ett tilläggsyrkande innebär ett förslag om en eller flera nya att-satser utöver de som finns i grundförslaget.

Sakyrkanden ställs mot varandra. Om det finns tre eller flera sakyrkanden prövar ordförande yrkandena var för sig, och de som tjänstgör svarar ja på det förslag de röstar för. Ordförande meddelar då vilket av yrkandena hen uppfattar har vunnit och klubbar det som beslut. Detta kallas för beslut genom acklamation. Men innan ordförande klubbar beslutet har du som tjänstgörande rätt att begära omröstning/votering vilket då ska genomföras.

Vid en omröstning avgörs ärenden genom enkel majoritet. Det yrkande som har fått mer än hälften av det totala antalet röster vinner.

Sammanfattningsvis:

• Om det begärs (votering)
  
• Rösterna avges efter upprop med ja, nej eller avstår.
  
• Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Som förtroendevald får du inte delta i handläggning av ärenden där du är jävig. Att vara jävig i ett ärende innebär att du har ett eget intresse i ärendet som kan påverka ditt ställningstagande. Jävsreglerna gäller för all handläggning av ärenden i nämnd, alltså för utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Jävsreglerna finns till för att garantera beslutens objektivitet och opartiskhet samt allas likhet inför lagen.

En förtroendevald är jävig i ärenden där:

• Saken personligen berör den förtroendevalda, den förtroendevaldas partner, förälder, barn, syskon eller annan närstående.
  
  Exempel: den förtroendevalda är part i ärendet, eller den förtroendevaldas partner äger ett företag som nämnden anlitar i något uppdrag (sakägar- och släktskapsjäv).
• Den förtroendevalda eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår, eller för någon som kan ha synnerligen nytta eller skada av ärendets utgång.
  
  Exempel: Den förtroendevalda är firmatecknare för ett bolag/en förening som direkt berörs av ärendet (ställföreträdarjäv).
• Den förtroendevalda har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombuds-/biträdesjäv).
  
• Ärendet handlar om tillsyn över kommunal verksamhet som den förtroendevalda är knuten till – drift och tillsyn får alltså inte utföras av samma personer (tillsynsjäv).
  
• Ärendet rör andra omständigheter som kan rubba förtroendet för den förtroendevaldas opartiskhet i ärendet.
  
  Exempel: Förtroendevalds vänskap/ovänskap med bygglovssökande (delikatessjäv).

Det är i första hand du själv som ska meddela ordföranden att du är jävig i ärendet. I annat fall kan nämnden/styrelsen avgöra frågan om jäv genom majoritetsbeslut. Om sammanträdet sker bakom stängda dörrar ska du lämna lokalen. Är sammanträdet öppet bör du lämna din plats och därigenom tydligt markera att du inte deltar i handläggningen och beslutet.

Vid tveksamheter bör dock jävet beaktas.

Protokollsanteckning

Ledamot kan lämna en protokollsanteckning om ordförande tillåter.

Bordläggning

Bordläggning innebär att beslut ska avvaktas och att ärendet ska behandlas vid kommande sammanträde. Inget nytt får tillföras ärendet.

Återremiss

Återremiss innebär att ärendet ska återlämnas för ny beredning av det organ som lagt förslaget. Beslut om återremiss bör alltid motiveras.