IT-stöd, självhjälp för iPad och nämndshandlingar

Är Wi-Fi påslaget på din Ipad? Kolla under inställningar att Wi-Fi att lyser grön. Vilka Wi-Fi nät har du att välja mellan? Befinner du i Region Gotlands lokaler väljer du "Public RG".

Inloggning på ett hemmanätverk hanteras på egen hand. Se instruktion/manual för ditt hemmanätverk.

Under inställningar finns en cirkel med en etta om det kommit en ny programuppdatering. Ha för vana att regelbundet uppdatera din iPads IOS programvara.

Du behöver inte ha något Apple-ID för att utföra ditt förtroendeuppdrag. Privat Apple-ID och installation av appar tillåts. Eventuella kostnader står förtroendevald för. Minnesutrymme i iPad måste i första hand finnas för uppdraget som förtroendevald.

Är den laddad? Laddare i original måste alltid användas vid laddning. Ladda iPad en stund och tryck därefter samtidigt på hemknapp och on/off-knapp. IPad startar då om.

• Har laddare i original använts? Om inte byt till denna.
  
• Har du många appar installerade på din iPad? Appar drar mycket batteri. Du kan behöva radera appar som används i privat regi för att frigöra minnesutrymme.
  
• Har du många appar öppna samtidigt? Ta för vana att stänga öppna appar. Detta görs genom att klicka snabbt två gånger på din iPads hemknapp. Då visas vilka appar som är öppna. Stäng apparna genom att på skärmen dra med fingret uppåt vid varje öppen app.

Ipaden är igång men du kommer inte in. Du behöver skriva din lösenkod, vanligen 6 siffror. Har du skrivit fel lösenkod ett antal gånger blir iPad låst. Upprepa försöket efter en stund. Om detta inte hjälper eller om du glömt din lösenkod kontakta Servicedesk för ytterligare hjälp (telefon: 0498-26 99 99).

Kontakta din nämndsekreterare. Varje förlust eller skada föregås utav en utredning.

För att läsa nya möteshandlingar i Meetings plus måste du vara uppkopplad på Wi-Fi. Det går också att läsa handlingar utan Wi-Fi om du först laddat ner handlingarna lokalt. Gör för vana inför ditt möte att alltid ladda ned handlingarna lokalt.

Ett tips för att lättare hitta i Meetings plus är att klicka på Nämnder och styrelser och sedan på det politiska organ du söker. Välj Kommande eller Tidigare och sedan på mötesdatum. Välj Kallelse eller Protokoll. Knappen Öppna är ifylld om det finns en aktuell kallelse alternativt ett protokoll att läsa.

• Prova att stänga av din iPad och starta den igen.
  
• Meetings plus är beroende av att du regelbundet uppgraderar iPads IOS. Uppdatera därför IOS när du ser att ny programuppdatering finns tillgänglig.
  
• Inloggningsuppgifter är ditt användar-id (t ex: abcd01) och eget lösenord till Meetings plus.
  
• Om inget av ovanstående fungerar. Kontakta din nämndsekreterare.

1. Genomföra utbildning i informationssäkerhet

Alla som får M365 skall gå utbildning om informationssäkerhet. Samtliga förtroendevalda når dessa utbildningar via den externa kursportalen: Öppen kursportal. Registrera dig och logga in. Denna kursportal kommer framöver att användas till fler utbildningar för förtroendevalda.

2. Rensa och gallra din e-post

Den stora förändringen med M365 blir att alla e-postbrevlådor kommer att flyttas och hanteras i molnet. Det här innebär ju i korthet att alla måste vara ännu försiktigare med vilken information som skickas via e-post. Till exempel får inga känsliga personuppgifter eller konfidentiella uppgifter skickas eller lagras i din e-post.

Så inför migreringen så uppmanas du att rensa och gallra bort inaktuell e-post i din brevlåda. Storleken på din e-postbrevlåda kommer bli något mindre än tidigare.

3. Uppgradera till senaste operativsystem (IOS)

1. Din iPad behöver ha senaste operativsystem (IOS) d v s 18.6.2.
2. Klicka på Inställningar, Allmänt och Programuppdatering. Om du inte har senaste IOS så klicka på Hämta och installera.
3. För att hämta och installera IOS måste batterikapaciteten vara minst 50% och iPad uppkopplad till Wifi.
4. Klicka på installera. När installationen är klart görs en omstart av iPad och du behöver logga in med lösenkod på iPad.

4. Lösenord till IT-konto

Du behöver veta ditt lösenord till ditt IT-konto och e-post eftersom du ska logga in i en ny app för e-post efter migreringen. OM du inte kommer ihåg ditt lösenord eller det är väldigt längesedan du ändrat lösenord, ska du ändra ditt lösenord före denna nya inställning görs på din iPad.

Du ändrar lösenord via en e-tjänst på www.gotland.se. Här är en direktlänk till e-tjänsten: https://etjanst.gotland.se/oversikt/overview/1239

Migreringen/överflyttningen till M365 startar en viss tid och din e-postbrevlåda kommer att blockeras under tiden migreringen pågår men du kan använda Meetings plus som vanligt. Efter migreringen behöver du göra vissa inställningar för att nå din e-post. Se inställningar nedan.

Högre krav – verifiera din identitet

När M365 införs ställs högre krav på informationssäkerhet och krav på tvåfaktorsautentisering. För att kunna logga in och nå din e-post/kalender via appar på iPad, Iphone/Android, via Websidan eller använda Teams så behöver du kunna verifiera din identitet. Detta görs genom att appen Microsoft Authenticator. Denna app behöver laddas ner till mobiltelefonen eller installeras på iPad (görs automatiskt för alla förtroendevalda). Authenticator fungerar på liknande sätt som ett Mobilt BankID.

En del av tvåfaktorsautentiseringen är att det nu alltid måste anges en 6-siffrig pinkod varje gång appen Outlook används.

Så här når du din e-post efter migreringen:

• Webbsidan: https://office.com Inloggning med din e-postadress och lösenord. Identifiering via Authenticator.
• IPad: Inloggning via appen Microsoft Outlook. Identifiering via Authenticator första gången sedan 6-siffrig pinkod. Se inställningar nedan.

Obs! E-post kommer inte längre att kunna läsas via den inbyggda e-postappen på iPad/iPhone.

Inställningar på iPad efter migrering till M365

En ny e-post app Microsoft Outlook finns nu installerad på din iPad tillsammans med en ny app Microsoft Authenticator som behövs för att identifiering. De nya apparna installeras automatiskt på din iPad under förutsättning att iPad är uppgraderad till IOS 18.5-18.6.2.

Följ instruktionerna här:

1. Anslut till Wifi.
2. Avinstallera din e-post i den gamla appen: Klicka på Inställningar, Appar, Mail.
3. Klicka på E-postkonto, Förtroendevaldskontot, Radera konto och Radera från min iPad. Kalenderbokningar försvinner inte utan följer med migreringen till M365.
4. Gå vidare och klicka på appen Outlook. Välj Lägg till konto. Ange din e-postadress och klicka på Lägg till konto. Om meddelande att lägga till konto visas på nytt så välj Hoppa över.
5. Ange ditt lösenord (till e-post och IT-konto) och Logga in.
6. Meddelande: Låt oss hålla ditt konto skyddat. Klicka på Nästa. Om meddelande om att aktivera push-notiser visas, så svara Ja.
7. Meddelande: Skydda ditt konto. Appen finns redan installerad på din iPad så klicka på Nästa.
8. Meddelande: Konfigurera ditt konto i appen. Klicka på Koppla ditt konto till appen genom att klicka på den här länken och sedan klicka på Nästa.
9. En siffra visas och Authenticator startar.
10. Skriv in siffran och klicka Ja.
11. Meddelande: Meddelandet har godkänts. Klicka på Nästa.
12. Ditt konto är konfigurerat. Klicka på Klar.
13. Meddelande: Hjälp oss att hålla din enhet säker. Klicka på Registrera dig.
14. Meddelande: Din organisation skyddar nu data i den här appen. Starta om appen för att fortsätta. Klicka Ok.
15. Öppna appen Outlook igen.
16. Välj en PIN-kod, 6 siffror. Upprepa koden. Koden ska sedan användas för extra verifiering vid åtkomst till appen Outlook.
17. Nu är inställning för e-post och kalender i appen Outlook klar. Verifiering har gjorts via Authenticator och en 6-siffrig pinkod har angetts som kod vid inloggning i appen. Det kan dröja lite innan all e-post och kalenderbokningar synkas in i appen, så ha lite tålamod.
18. Klar

IT-support

Personlig support med inställningarna kommer under en tid att finnas i Ljusgården. Från och med september 2025 finns support måndag – torsdag klockan 13.00–16.00 men dessa tider kan ändras utifrån efterfrågan.

Det går även bra att kontakta IT Servicedesk genom Självservice och berätta om problemet som uppstått.