Kontakt

Märta Syrén
Projektledare
Telefon: 0498-26 91 81
E-post: marta.syren@gotland.se

Region Gotland
Reception och regionupplysning
Visborgsallén 19
621 81  Visby
Telefon: 0498-26 90 00
E-post: regiongotland@gotland.se Lämna dina synpunkter

Kunskapsbanken - samlad kunskap om DiSa

Vi får många frågor till DiSa, om hur vi lagt upp projektet, hur vi löst olika frågor och om vi kan ge tips som kan hjälpa andra kommuner i sin digitaliseringsresa. Under flikarna nedan delar vi med oss av våra erfarenheter. Hör gärna av dej om du har någon mer fråga.

Grunden till DiSa finns i Regional Digital Agenda för Gotland, som antogs i Almedalen 2015. Vi började med förbättring av informationen på webben och uppdatering av interna mallar och checklistor. I stället för blanketter ville vi erbjuda e-tjänster och i oktober 2016 lämnades e-tjänsteplattformen (Open ePlatform) över till förvaltning. Digitaliseringen var igång och nu ville vi utveckla mer!

För att klara vårt mål med en sömlös digital samhällsbyggnadsprocess behövde vi mer resurser. Lösningen blev att under 2017 söka externa medel för att genomföra en förstudie. Förstudien, som hämtade inspiration från regeringsuppdraget Digitalt Först, resulterade i en ansökan om 26 Mkr för projektet DiSa, som beviljades i december 2017.

Det har varit viktigt och lyckat att börja med små förbättringar för att sedan bygga på efterhand. På så sätt har vi byggt kunskapen, kunna testa nya lösningar och byta spår utan att tappa fart.

Organisation och dokumentation av DiSa följer den projektmodell som används vid Region Gotland. Projektet har en styrgrupp, en projektledning och är uppdelat i 8 delprojekt, som vart och ett har en delprojektledare och ett antal projektmedlemmar.

Vi frågade inledningsvis i den ordinarie organisationen vem som var intresserad av att arbeta i projektet. DiSa är ett stort och komplext projekt som kräver vilja och engagemang för att lyckas. Vi vill även så långt möjligt bygga kompetensen som DiSa ger hos de egna medarbetarna, något som bidrar till att implementering och effekter av projektet blir bättre. För medarbetarnas ordinarie arbete har vi ersättningsrekryterat.

Styrgrupp

I styrgruppen för DiSa ingår de 4 enhetschefer som har flest medarbetare i projektet. Det är viktigt att styrgruppen har goda kunskaper om DiSa och har mandat att fatta beslut i de viktiga och avgörande frågorna om kvalitet och resurser till projektet. Samhällsbyggnadsdirektören är projektägare och sammankallande. Projektledaren är föredragande och vid behov kan även andra medverka. Styrgruppen träffas en gång i månaden.

Styrgruppens roll är att hjälpa projektledaren och projektet, framförallt om något inte går som planerat. I styrgruppen ska projektledningen känna sig trygg att ta upp vilka frågor som helst och känna stöd i svåra situationer. Alla ska arbeta för projektets bästa.

Projektledning

I projektledningen för DiSa ingår rollerna projektledare, biträdande projektledare, ekonom, kommunikatör, kvalitetsansvarig och delprojektledarna. Projektledningen träffas varje vecka, för att följa upp, planera och informera om allt som händer. Detta är även viktigt för att minimera risken att bygga stuprör mellan delprojekten, något som det annars finns risk för.

I projektet är vi olika personligheter och vi diskuterar utan att vara överens. Detta är viktigt och en förutsättning för ett lyckat innovativt projekt som DiSa, men också något som inte alltid är så lätt i praktiken och som vi tränar på vid våra möten. Vi har alla viljan att utveckla DiSa så långt det går, ta väl hand om projektet och varandra. Mår vi bra tillsammans går det lättare att jobba och vi har lättare att möta olika utmaningar. Vi bygger medvetet och aktivt en känsla i DiSa där vi är naturligt rädda om varann. Ditt problem är mitt problem.

Fokusgrupper

Vi har valt att inte ha en referensgrupp som är statisk och som är satt att följa hela projektet. För det tycker vi att vi har andra grupperingar som är bättre för uppgiften, exempelvis styrgrupp, förvaltningens ledningsgrupp och extern utvärderare.

I projektet som helhet och i delprojekten använder vi oss istället av fokusgrupper. Vi använder en fokusgrupp som en tillfälligt sammansatt grupp och som vi samlar för att behandla en speciell fråga. Vissa fokusgrupper återkommer flera gånger. Här varierar det hur delprojekten gör och de har mandat att samla olika grupper beroende på behov och vilka frågor de ska behandla. Det viktiga är att fokusgruppen har en bra sammansättning för just det aktuella ämnet, vilket borgar för engagemang och kreativitet.

Projektmedlemmarna med sin kunskap är DiSa:s viktigaste resurs. DiSa har medvetet rekryterat såväl medarbetare från ordinarie verksamhet som nya medarbetare. Detta är ett strategiskt val som ger ovärderlig kunskap in i projektet, bygger kompetens i organisationen, underlättar implementering och att effekterna tas tillvara. Förvaltningen har sedan ersättningsrekryterat till medarbetarnas ordinarie arbetsuppgifter.

Att rekrytera ordinarie medarbetarna till DiSa ger andra utmaningar. Alla i projektet, utom projektledaren, arbetar med olika procent av sin tid i DiSa och resten i ordinarie verksamhet. Detta blir en värdefull bro, men är samtidigt en svår ekvation att få ihop. I projektet har vi denna diskussion levande för att värna arbetsmiljön och se till att både DiSa och ordinarie arbete fortlöper så bra det går.

Att ersättningsrekrytera till ordinarie arbetsuppgifter är också en utmaning. Rekryteringen tar tid, som projektet inte alltid har, och ofta är det medarbetare med stor erfarnhet vi söker. Rekryteringen är en pågående process som löper genom hela projekttiden. 

Att samverka, att få dela med sig och få ta del av med- och motgång, är nyckeln till framgång. Vi har varit i kontakt med många kommuner, besökt flera och även haft flera på besök hos oss. Alla dessa kontakter är mycket inspirerande och värdefulla. Många har gjort fantastiskt mycket bra, som vi tar vidare och förhoppningsvis förbättrar ytterligare ett steg och sedan delar vidare.

Vi har även byggt upp en nära och viktig samverkan med Lantmäteriet, Boverket och Sveriges Kommuner och Regioner (SKR). Ytterligare samverkan och utbyte får vi i de olika nationella projekt där vi är med i arbetsgrupper eller som referenskommun.

För att delge våra erfarenheter externt använder vi, förutom ovan nämnda kontaktytor, främst DiSa:s egen webbplats och Instagram. Vi är även aktiva på Dela Digitalt och medverkar vid konferenser och användarträffar.

Vi insåg tidigt att ett komplext projekt som DiSa kräver ett projektverktyg för projekthantering och uppföljning. Vi bestämde oss efter efterforskningar för den webbaserade tjänsten Projectplace. Här samlar vi all dokumentation och rapportering, tidrapporterar, gör våra planer och för all kommunikation. Inga mer dokument i utforskaren och inga långa mejl-konversationer. Största delen av arbetet i DiSa sker internt, men vi bjuder även in externa användare till vissa arbetsytor.

Detta är ett nytt sätt att arbeta, som underlättar och kvalitetssäkrar projektadministrationen väsentligt. Under projektets gång har Region Gotland fått ett nytt intranät, med funktionalitet som kommande projekt eventuellt kan använda istället.

Utveckling bör, enligt läroboken, ske i ordinarie verksamhet. Verksamheten vet vad de behöver och förankringen sker naturligt när utvecklingen görs i förvaltningen. Att DiSa drivs som ett eget projekt över enhetsgränserna ställer höga krav på kontinuerlig förankring och kommunikation i förvaltningen. Trots att alla aktiviteter vi arbetar med i DiSa är förslag direkt från verksamheten, kan vara svårt att se kopplingen mellan det dagliga arbetet och det vi utvecklar i DiSa. Vikten av interaktion och information mellan projektet och den egna organisationen kan inte nog poängteras.

Vi skriver kontinuerligt om DiSa på webben och lanserar nyheter efterhand som projektet når uppsatta delmål. Vi informerar vid arbetsplatsträffar, förvaltningsmöten och har haft ett antal inspirationsmöten med information om läget i projektet, någon extern föreläsare och fika. Vi skriver rutiner för de lösningar vi lanserar och håller även interna kurser med medarbetarna. Vi förankrar arbetet i nämnden, Samhällsbyggnadsförvaltningens ledningsgrupp och koncernledningsgruppen. Det är viktigt att alla i organisationen förstår och helhjärtat stöttar projektet.

Vi arbetar medvetet agilt, och med det menar vi att vi strävar efter att vara lättrörliga, utveckla i små steg, testa kontinuerligt, vara kundorienterade och anpassa oss till förändring. Vi lanserar nya tjänster och arbetssätt så fort det är möjligt. Eller helst ännu tidigare. Att vänta på något eller någon innebär ofta bara att vi fördröjer, utan att förbättra tillräckligt för att kompensera den fart vi tappar. Kanske behöver vi göra på ett annat sätt, men vi gör. Vi lanserar, testar, hittar fel och förbättrar.

När vi arbetar agilt har vi kundfokus och får snabbt in kundens önskemål om förbättring. Korta beslutsvägar gör att vi snabbt ser resultat och då är det roligare att jobba. Eftersom det är bra att göra, och göra fel, ökar förtroendet och vi får engagerade medarbetare som tar ansvar och vill vara med och bestämma.

”Good enough” är ett bra uttryck. Nu är det bra nog. Förfinar, testar och kollar vi mer kostar det för mycket tid och pengar. Detta är ett synsätt som vi inte är vana vid, men som vi blir allt duktigare på att använda i vardagen. Vi ”lanserar” lösningar när vi ser att det inte finns några juridiska hinder för detta. 

DiSa finansieras med 26 Mkr av EU:s regionala utvecklingsfond och Region Gotlands regionala utvecklingsmedel 1:1, med 50 % från var och en.

För DiSa var det mycket bra att börja med en förstudie. För förstudien sökte vi 800 tkr för 8 månaders arbete. Det är oftast lättare att få en mindre finansiering och vi fick tid att ta fram en väl genomarbetad ansökan. Underlag och inspiration till ansökan fick vi bland annat genom Dela Digitalt och kontakter med andra kommuner och organisationer.

Vi får ofta frågan om det inte är krångligt och svårt att söka externa medel. Visst är det en hel del som ska beskrivas, men detta är också en stor hjälp i projektet att man tänkt igenom och formulerat innan. Vi sökte genom Tillväxtverket och på deras webb finns det tydliga handledningar till hur man söker. 

Medfinansiärer

Vi har sex medfinansiärer i DiSa:

  1. Uppsala universitet
  2. Wisbygymnasiet
  3. Länsstyrelsen
  4. Gotlands byggmästareförening
  5. Kartotek
  6. Plushögskolan

När vi sökte EU-medel fick vi veta att medfinansiärer kan stötta projektet med pengar eller tid. Alla våra medfinansiärer har gått in med tid. Vi tycker det är viktigt för projektet att ha externa intressenter som genom finansiering känner ett ansvar att bidra till utförande och effekter. Våra medfinansiärer har medverkat i styrgruppen, utfört mätning av gränspunkter och testat olika lösningar och tjänster. Vi hoppas att detta även bygger ett samarbete som kan fortsätta efter att DiSa är slutfört.

En gemensam målbild är grunden för ett lyckat projekt. För DiSa sammanfattar vi målen i ett ord: Enklare

Det vi utvecklar ska göra det enklare, för våra kunder och för oss. Målen har vi närvarande i allt vi gör. Vi bryter även ner dem till vad vi faktiskt ska göra i varje aktivitet och stämmer av så att det vi gör leder mot målet. Det är viktigt att förstå att målen alltid tolkas utifrån den erfarenhet varje person har och att därför till synes 'självklara' mål kan få olika innebörd för olika personer. För att arbeta med en samsyn kring vart vi är på väg och vad vi vill uppnå diskuterar vi därför regelbundet innebörden av de mål vi satt upp och vad vi gör för att nå dem.  

Projektmålet för DiSa är:

  • Region Gotland har en sömlös digital samhällsbyggnadsprocess, som underlättar företagens ärendehantering och bidrar till en jämställd, öppen och hållbar planerings-och byggprocess.

Ledorden är: Tillgänglighet, transparens och delaktighet.

I DiSa har vi även tre delmål, som delprojekten arbetar för och som vi även mäter effekterna av.

Delmålen för DiSa är:

  • Medborgarnas delaktighet i samhällsutvecklingen ökar, såväl geografiskt mellan stad och landsbygd som till fler medborgargrupper. Delaktigheten gör samhällsplaneringen mer jämställd, icke-diskriminerande och hållbar.
  • I en digital kartportal kan företag, boende och besökare hämta samhällsinformation och göra egna analyser. Öppna geodata, som följer nationell standard, bidrar till hållbar utveckling och likabehandling.
  • Via digitala tjänster hanterar och följer företag och privatpersoner sina ärenden. Eftersom ärendehanteringen och kommunikation är digital blir handläggningen jämställd, mer effektiv och företagens kostnader minskar.