Region Gotland
Reception och regionupplysning
Visborgsallén 19
621 81  Visby
Telefon: 0498-26 90 00
E-post: regiongotland@gotland.se Lämna dina synpunkter
Illustration av en brevlåda med ett snabel-a på framför ett hus

Digital brevlåda

Med en digital brevlåda kan boende, besökare och företagare ta del av post från oss på ett snabbt, säkert och miljövänligt sätt.

DiSa har bidragit till en lösning för att Region Gotland ska kunna skicka digitala brev, både till enskilda personer, massutskick till flera personer samtidigt och till företag.

Det här har delprojektet i korthet resulterat i:

  • En digital brevlåda för Region Gotland i form av IDATA:s upphandlade tjänst.
  • Rutiner och instruktioner för utskick.
  • Utbildningsmaterial för att kunna göra digitala utskick.

 

Samhällsbyggnadsförvaltningen är en av de förvaltningar inom Region Gotland som skickar mest post. Innan DiSa-projektets start gjordes dessa utskick genom papperspost, vilket var en mycket tidskrävande och ineffektiv process. Samtidigt har fler och fler svenska medborgare och företag har skaffat en digital brevlåda, och många önskar därför sin myndighetspost på internet.

I DiSas arbete med Digital brevlåda arbetade projektet tillsammans med andra förvaltningar och funktioner inom Region Gotland för att införa en digital lösning för postutskick inom organisationen. Syftet med en digital brevlåda är att skicka brev mer effektivt, rättssäkert och hållbart genom digitala lösningar som är inbyggda i samhällsbyggnadsprocessen.

Efter tester i DiSa köpte Region Gotland in systemet IDATA. Genom systemet är det möjligt att skicka digital post till en eller flera individuella mottagare, och även till företag via deras organisationsnummer. DiSa har tagit fram rutiner och beskrivningar för användandet av plattformen, och har även utbildat alla medarbetare inom Samhällsbyggnadsförvaltningen så att de ska kunna använda den nya tjänsten.

Under projektperioden arbetade flera enheter med utskick via tjänsten, bland annat gjordes flera massutskick till flera hundra mottagare inom arbetet för Klart Vatten. Där har den digitala postgången tydligt förbättrat effektiviteten i arbetet.

DiSa arbetade löpande med att öka antalet utskick via tjänsten genom att stötta enheterna i att identifiera problem och arbeta för att lösa dem. Samhällsbyggnadsförvaltningen har satt upp som mål att majoriteten av alla utskick ska ske digitalt, något som också följs upp i verksamhetsplanen för förvaltningen.

En nyttoberäkning som DiSa gjort visar att det finns stor nyttopotential i att skicka post digitalt. Bland annat kan nära 100 000 papper och över en halv miljon kronor per år sparas genom en digital postgång.

Antalet användare av Mina meddelanden ökar snabbt och i januari 2021 hade över 4,3 miljoner användare och 165 avsändare anslutit sig. På DIGG - Myndigheten för digital förvaltning kan du läsa mer om hur det fungerar och om de olika digitala brevlådorna: Kivra , eBoks, Digimail  och Min myndighetspost .