Ring till TeleTal 020-22 11 44
TeleTal är tillgängligt för alla i landet som har tal-, röst och språksvårigheter. Samtalet är kostnadsfritt.
gotland.se › Bygga, bo och miljö › Kvalitet och utveckling › DiSa - Digital samhällsbyggnad › Delprojekten › E-arkivering
Med ett e-arkiv blir informationen mer tillgänglig för våra användarna, arkiverat material tas fram snabbt och enkelt. Vi blir mer effektiva och sparar både tid och papper när vi slipper lagra handlingar på flera olika ställen.
DiSa har tagit fram en ny dokumenthanteringsplan för Samhällsbyggnadsförvaltningen och omvandlat det fysiska pappersarkivet till ett digitalt mellanarkiv i förvaltningens verksamhetssystem.
Sammanfattningsvis har har delprojektet resulterat i:
Målet är att tillhandahålla och testa e-arkivering av data för att på så vis förbereda handlingar, både i pappersformat och inskannat format, för e-arkivering. Under tiden för projektets genomförande hade Region Gotland inget centralt e-arkiv.
Projektet blev därför en pilot för ett centralt e-arkiv, vilket även underlättar en digital arkivering av samhällsbyggnadsprocessens handlingar när ett centralt e-arkiv väl finns på plats. Detta bland annat genom att visa vilken information som ska lagras och hur den digitala hanteringen ska göras.
Arbetet inleddes med en omvärldsanalys, upprättande av ett nära samarbete med Regionarkivet och ett omfattande nämndarbete för att säkerställa rättsverkan i den framtida digitala hanteringen av handlingar.
Genom projektet har två av Samhällsbyggnadsförvaltningens ärendehanteringssystem övergått till att vara digitala mellanarkiv, inför att ett regionövergripande e-arkiv införs. Systemen fungerar som mellanarkiv och dubbellagringen av handlingar digitalt och i pappersformat har upphört.
I dialog med Regionarkivet bidrog projektet med att ta fram en ny dokumenthanteringsplan som strukturerar Samhällsbyggnadsförvaltningens information som e-arkivet kräver.
Genom införandet av en ny dokumenthanteringsplan och att två av Samhällsbyggnadsförvaltningens fem ärendehanteringssystem används som mellanarkiv står förvaltningen väl rustade inför Region Gotlands införande av ett övergripande e-arkiv.
En stor del av projektets resultat och effekter får tillskrivas samarbetet med Regionarkivet. Hade inte regionarkivarien varit så pass drivande gällande e-arkiv hade troligen projektet inte nått dessa framgångar.
Den önskade effekten av minskad pappersanvändning går redan att visa, liksom ökad effektivitet i ledtiderna i handläggningen och en betydligt minskad sårbarhet av handlingarna, då dessa finns digitalt med säkerhetskopia och inte förvaras i kontorslandskapet.
This website uses Google Translate in combination with professionally translated texts on selected pages.
Google Translate will translate the entire website to the language of your choice in a matter of seconds. However, keep in mind that as the Google translation is automated the result is not going to be completely accurate.
