Region Gotland
Reception och regionupplysning
Visborgsallén 19
621 81  Visby
Telefon: 0498-26 90 00
E-post: regiongotland@gotland.se Lämna dina synpunkter

Så här går det till

Här kan du se hur en upphandling går till. En upphandling tar mellan tre månader och två år att genomföra, beroende på upphandlingens komplexitet och omfattning.


Gå gärna igenom alla steg innan du lämnar in ett anbud. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor.


Du hittar kontaktuppgifter här.

Se annonser i TendSign

Alla annonserade upphandlingar finns i vårt upphandlingssystem TendSign. Det är kostnadsfritt att lämna anbud men du som företagare måste registrera dig i verktyget. All information som du behöver för att lämna anbud finns i systemet.

Det går också att ställa frågor och få svar från upphandlaren i systemet. I de flesta upphandlingar måste du lämna anbudet  i systemet, det går då inte att lämna in ett pappersanbud.

Mer information
TendSign - se alla annonserade upphandlingar

Förfrågningsunderlaget

I förfrågningsunderlaget finns all information om vad vi i Region Gotland ska köpa och hur upphandlingen går till.
 

Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är uppdelat nedanstående delar.
 

Anvisningar för upphandlingen
Information om vad som ska köpas, processen och Region Gotland.
 

Kontaktuppgifter
Företagets kontaktuppgifter.
 

Kvalificering och obligatoriska krav
Krav på företaget avseende förmåga att leverera, företagets ekonomi samt andra krav på företaget.
 

Kravspecifikation
Krav på varan eller tjänsten som ska köpas. Här finns även de utvärderingsgrundande frågorna, det vill säga vad Region Gotland kommer att utvärdera i anbudet. Utvärderingen kan exempelvis beröra kvalitet, leveranstid, kompetens och/eller pris. Det är viktigt att svara noga på de utvärderingsgrundande frågorna för det är här som upphandlingen vinns eller förloras.
 

Avtal
Övriga kommersiella villkor.
 

Referenser
Om regionen tar in referenser kan det finnas ett speciellt dokument som ska fyllas i.
 

Anbudstid
Anbudstiden är mellan några veckor upp till några månader beroende på hur komplex upphandlingen är och hur mycket upphandlingen är värd. Anbud kan lämnas in fram till klockan 23.59 på sista anbudsdag. Därefter är det omöjligt att lämna in ett anbud.


Läs underlaget noga
Det är viktigt att läsa igenom underlaget noggrant och så tidigt som möjligt. Om något är oklart så går det att ställa frågor direkt till upphandlaren via TendSign. Observera att det finns en sista dag för frågor. Var noga med att alla frågor i kravspecifikationen besvaras annars kan anbudet läggas åt sidan vid utvärderingen.

Det är viktigt att svara på det sätt som efterfrågas, exempelvis i kilo, styck, timme eller SEK. Tänk på att inga extra kostnader får tillkomma om det inte tydligt framgår i underlaget. Baka därför in frakt, faktureringsavgifter, miljöavgifter, skatter och annat i priset.

Förhandling är bara tillåten i vissa upphandlingar så det är viktigt att lämna det bästa erbjudandet direkt i anbudet.

Bedömning av anbud

Alla anbud blir bedömda efter sitt innehåll och i relation till förfrågningsunderlaget oavsett om företaget har avtal med Region Gotland sedan tidigare eller inte.

Bedömningen av inkomna anbud går till så här:

Öppning
Vi öppnar alla anbud som kommit - samtidigt och efter anbudstiden.

Kvalificering
Vi gör en kontroll av att företagen uppfyller kraven på förmåga att utföra uppdraget och att företagen har en stabil ekonomi i relation till uppdragets omfattning.

Ska-kravsutvärdering
Vi gör en kontroll av att varorna eller tjänsterna uppfyller de obligatoriska krav som vi har ställt.

Kvalitativ utvärdering
Vi gör en utvärdering av anbuden i relation till de utvärderingskriterier som ställts upp i förfrågningsunderlaget. Här kan provning, intervjuer eller andra metoder för utvärdering tillämpas. Anbuden utvärderas gentemot det som står i förfrågningsunderlaget och inte mot varandra. Det är bara efterfrågad information som har skickats med i anbudet som får bedömas så tänk på att skicka med allt som efterfrågas även om du har avtal med oss i Region Gotland sedan tidigare.

Tilldelningsbeslut

Vi skickar ut ett tilldelningsbeslut med information om vilket företag som har vunnit upphandlingen till alla som lämnat in anbud.

Företagen har sedan tio dagars överprövningstid där beslutet kan överprövas hos förvaltningsrätten i Stockholm.

Kontakta gärna ansvarig upphandlare direkt för att reda ut eventuella oklarheter.

Avtal tecknas

Region Gotland tecknar avtal med det eller de företag som vunnit upphandlingen. Avtalet är civilrättsligt bindande och gäller under den period som angivits i förfrågan.