Allmänheten har rätt att få se handlingar som finns hos Region Gotland enligt offentlighetsprincipen (TF 2:1). Varje nämnd är sin egen myndighet. Offentlighetsprincipen gäller bara så kallade allmänna handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Var och en ska kunna läsa dem. Handlingar i ärenden som ännu behandlas är ofta inte offentliga. Hos myndigheter finns också andra handlingar som inte är färdiga ännu – skisser, förslag, ”kladdpapper” – det vill säga arbetsmaterial. Dessa papper har allmänheten inte rätt att se. En handling som övergår från att vara arbetsmaterial till att bli en färdigställd handling blir därmed också en allmän handling.
Medborgarna kan själva söka efter ärenden och handlingar på Region Gotlands hemsida under länken ”Sök i regionens diarium”.
Allmän handling
En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten.
En allmän handling är upprättad i följande fall:
- när den expedierats (skickats utanför den egna myndigheten)
- när ärendet till vilket handlingen hör har slutbehandlats (beslut, delegationsbeslut, när ärendet avslutats)
- när handlingen är justerad (protokoll blir upprättade vid justering)
- när handlingen färdigställts (exempelvis egna rutiner inom förvaltningen som en verksamhet gjort för internt bruk).
En allmän handling behöver inte alltid vara en pappershandling utan kan också vara elektroniska handlingar, eller upptagningar – det vill säga att den kan läsas eller avlyssnas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Även SMS kan vara en allmän handling.
Arbetsutskottens protokoll med förslag till nämnden är inte generellt upprättade handlingar. Fastställda handlingar i Region Gotlands ärendehanteringssystem W3D3 är en allmän handling.
Varje nämnd är en egen myndighet. Därför blir handlingen upprättad hos avsändaren lika väl som inkommen hos mottagaren om handlingar skickas mellan nämnderna.
Sekretess och utlämnande av allmän handling
Inom regionens verksamhetsområden gäller sekretess främst för uppgifter som rör enskilds personliga förhållanden, t ex inom hälso- och sjukvård, socialtjänst och skolväsen. Men även inom andra områden kan sekretess förekomma.
Att en uppgift i handlingen är hemlig betyder inte att handlingen som helhet är hemlig. Om någon begär att få se en handling som delvis är hemlig, är man skyldig att visa det som är offentligt och på något sätt täcka över den del som är hemlig så att sekretessuppgifter inte går att läsa, så kallad ”maskning”. Detta bör göras manuellt.
Det är inte uppgiften i sig som är avgörande för om den är hemlig eller ej utan det sammanhang den befinner sig i. Sekretessen följer som regel inte med när en myndighet skickar en handling till en annan myndighet. Det är den mottagande myndigheten som utifrån sina egna sekretessregler måste avgöra om handlingen/uppgiften är offentlig eller ej. Myndigheter och verksamheter har nämligen olika sträng sekretess.
Handlingar från diariet (registrerade i ärendehanteringssystemet W3D3) lämnas ut av registraturen. Handlingar med uppgifter som omfattas av sekretess ska sekretessmarkeras när de registreras. Vid osäkerhet rådfrågar registrator förvaltningens nämndsekreterare, ärendets handläggare eller förvaltningschef.
Respektive nämnd avgör med stöd av offentlighets- och sekretesslagen (OSL) vilka handlingar som ska sekretessbeläggas. Ibland kan bara delar av handlingens innehåll vara sekretess. Sekretessen behöver inte vara definitiv och den ska alltid prövas vid begäran om utlämnande. I ärendehanteringssystemet W3D3 används hänglåsfunktionen för att förhindra att obehöriga handläggare kan läsa handlingar samt som en varningssignal. Handlingar eller ärenden som är sekretessmarkerade genom hänglås syns inte i det sökbara diariet på Region Gotlands hemsida ”Sök i Regionens diarium”.
Efterfrågade dokument ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Handlingarna ska lämnas ut skyndsamt, men man har rätt till rådrum – alltså få tid på sig att diskutera igenom saken med chef, kollega eller regionjurist. Ingen kan alltså kräva att få handlingar med en gång.
Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller redogöra för varför man är intresserad av en viss handling. Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, till exempel en dator.
Beslut att inte lämna ut handlingar eller delar av dem fattas enligt förvaltningens delegationsordning. Om en begäran om att få ut en allmän handling avslås ska detta ske skriftligt med information om hur beslutet kan överklagas.