Enligt Arkivlagens 15 § stadgas att en kommunal myndighet får avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av antingen lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige. I lagen (1994:1383) om över­lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring anges att det kan ske under vissa förutsättningar efter medgivande från kommun­fullmäktige (2 §). Barn- och utbildningsnämnden hade hos kommun­fullmäktige begärt att få överlämna skolans elevjournaler i original till fristående skolor (BUN § 2007/85).

Kommunfullmäktige beslöt 2008-02-18 enligt följande:

1.       Kommunal myndighet som förvarar skolhälsovårdens elevjournaler får överlämna dessa till friskolors skolhälsovård för förvaring där till den dag eleven slutar i friskolan eller friskolan upphör eller överenskommelsen med kommunen upphör.

2.       Barn- och utbildningsnämnden bemyndigas att, i enlighet med såväl arkivlagen som lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, besluta om de regler, rutiner och överenskommelser som ska gälla för överlämnandet av skolhälsovårdens elevjournaler till friskolor.  (Kf  § 08/6)

--
Förvaltningen hade utarbetat förslag till avtal med avtalsvillkor att gälla vid överlämnande av skolhälsovårds­journaler för förvaring vid fristående skolor. Avtalsvillkoren innebär bl a att den fristående skolan förbinder sig

att     använda särskilt journalblad med FRISKOLANs logotype när nya journalanteckningar tillförs journalen

att     hantera och föra journalerna i enlighet med Patientjournallagen (1985:562) och andra föreskrifter för skolhälsovårds­  journaler.

att     förvara journalerna på betryggande sätt under inseende av skolläkare och skolsköterska

att     återlämna journalerna till Gotlands kommun, BUF, när eleven lämnar FRISKOLAN (gäller även vid övergång till annan friskola)

att     till BUF återlämna samtliga journaler som av BUF överlämnats till FRISKOLAN när överenskommelsen upphör enl p. 5 nedan.

Avtalsformuläret avses att användas inom skolhälsovården intill dess att förvaltningens journalföring övergår till att hanteras med digitala rutiner.