Alla projekt behöver en initial fas som fördjupar analysen och förtydligar projektidén. Om projektet är komplext och omfattande kan en förstudie genomföras innan själva genomförandeprojektet startar. Ibland behövs eller krävs ingen förstudie. Då kan projektet börja med en analys- och planeringsfas med samma förväntade resultat som av en förstudie.
Syftet med en analys- eller förstudiefas är att ta fram och redogöra för förutsättningarna för ett eventuellt projekt. Fasen ska definiera projektets omfattning, klarlägga krav, analysera nuläget, kartlägga intressenter, bedöma affärsnyttan, ta fram lösningsförslag, utarbeta en översiktlig plan för projektets genomförande, och eventuellt kan en plan för effekthemtagning upprättas. Viktiga moment och områden som fasen ska resultera i är:
- Bakgrundsbeskrivning – hur har projektidén uppstått?
- Syfte – varför behövs projektet?
- Mål – vad ska projektet leverera?
- Målgrupp(er) – till vem riktar sig projektet och finns externa deltagare?
- Förändringslogik – hur hänger projektmål och effekter ihop?
- Avgränsningar – vad ska projektet inte göra?
- Projektdirektiv – uppdragsbeskrivningen för projektet.
Projektägaren för projektet ansvarar för att ett projektdirektiv tas fram. Tydliga direktiv är grunden för framgångsrika projekt. Direktivet ska godkännas av projektägaren och respektive samarbetspartners; mall för projektdirektiv finns nedan. Förändringslogiken i ett projekt beskriver hur resurser, aktiviteter, prestationer och resultat hänger ihop och leder fram till den önskade förändringen, det vill säga de kort- och långsiktiga effekterna.
Om projektet ska ansöka om extern projektfinansiering behöver projektägaren besluta om detta. När finansiering säkrats ansvarar projektägaren för att utse en projektledare och eventuell styrgrupp, läs mer information om ett projekts organisation och bemanning på sidan Projektorganisation och roller. Intressentanalysen kan göras i den här fasen, eller i nästa fas – planeringsfasen.
Stöddokument och mallar:
