Projektorganisation och roller

Projektägaren är projektets beställare, kravställare och initiativtagare. Man kan säga att projektägaren ”äger” projektet, formulerar vad projektet ska åstadkomma och projektets ramar. Projektägaren:

• är huvudansvarig för projektet och dess resultat
• är en organisation
• ansvarar för att projektet är beslutat, förankrat och finansierat
• ansvarar för att projektdirektiv tas fram och fastställs (både för förstudie och projekt)
• utser styrgrupp
• utser projektledare och tydliggör dennes roll och mandat
• ansvarar för projektbudgeten som kan delegeras till projektledaren
• godkänner projektgrupp
• är ett viktigt stöd till projektledaren
• är ordförande i styrgruppen (kan delegeras)
• följer löpande projektet och säkrar att syfte och mål uppnås
• ansvarar för att resultat kommer till användning genom effekthemtagningen.

I styrgruppen ingår personer med lämplig kompetens och mandat för projektet, samt mottagare av projektresultatet om det är någon annan än projektägaren. Styrgruppens representanter stöttar projektägaren och bidrar till projektets genomslagskraft genom att sprida information om till exempel innehåll, syfte och mål. Genom en väl sammansatt styrgrupp skapas beslutskraft och delaktighet kring genomförandet och resultatet. I styrgruppens arbetsuppgifter ingår att stötta projektägaren i alla former av beslut, samt att:

• fastställa projektplanen
• tillsammans med projektledare utse eventuell delprojektledare
• avgöra om det finns behov av en referensgrupp
• löpande följa att projektet följer projektplanen
• granska och godkänna resultat
• fatta beslut om korrigerande åtgärder (om nödvändigt avsluta projektet i förtid)
• godkänna slutrapport och besluta att projektet avslutas
• ansvara för att projektresultatet överlämnas till linjeorganisationen, dvs. förutsättningar skapas för att avsedda effekter uppnås.

Projektledaren utses av projektägaren och valet ska godkännas av styrgruppen. Projektledaren behöver ha ett antal egenskaper såsom kompetens att arbeta i projekt och förmåga att leda och motivera andra människor. Eventuella delprojektledare utses av styrgrupp i samråd med projektledaren och berörda chefer. I projektledarens ansvar ingår att:

• leda arbetet så att projektmålet uppnås
• utarbeta projektplan, som sedan fastställs av projektägaren och ev. styrgrupp
• upprätta kommunikationsplan
• genomföra projektet enligt direktiv, projektplan och anvisningar från ev. styrgrupp
• föreslå projektgrupp och eventuellt även en projektcontroller
• planera, leda och fördela arbetet inom projektet
• ha ett budgetansvar inom ramen för projektet och förfoga över projektets resurser
• löpande återrapportera till projektägare och ev. styrgrupp, samt lägesrapportera till finansiär
• ansvara för dokumentation
• vara föredragande för projektägare/styrgrupp
• om projektdirektiv/projektplan inte kan följas, ska projektägaren och ev. styrgrupp kontaktas för beslut om korrigerande åtgärder
• upprätta slutrapport.

För att projektledaren ska kunna arbeta effektivt ska ansvar och befogenheter vara tydligt reglerade och utformade på ett sådant sätt att projektledaren kan agera fritt inom givna ramar.

Projektgruppen är projektets arbetsgrupp och projektledarens verktyg i arbetet med projektet. I projektgruppens ansvar ingår att operativt genomföra projektet enligt mål, planer och projektledarens anvisningar. Kompetens i sakfrågan och samarbetsförmåga är viktiga egenskaper hos medarbetare i projektgruppen. Projektgruppens uppgifter är att:

• utföra delegerade arbetsuppgifter, samt planera och organisera dessa
• rapportera prestationer och arbetade timmar
• följa rutiner, metoder och kvalitetssystem
• föreslå förbättringar
• delta på projektmöten.

I mindre projekt är det ofta projektledaren som ansvarar för projektekonomin och avrapporterar till projektägaren, eventuell styrgrupp och finansiär. I komplexa projekt kan projektledaren behöva hjälp av en projektcontroller. Projektcontrollern utses av projektägaren. Projektcontrollerns uppgifter är till exempel:

• samordning av alla ekonomiska aktiviteter (budget, prognos och uppföljning av ekonomi och tid)
• granska avtal, anbud och upphandlingar
• göra konsekvensanalyser till följd av projektförändringar
• göra regelbundna projektuppföljningar/projektgenomgångar tillsammans med projektledaren
• säkerställa att ekonomisk slutrapport upprättas (tillsammans med projektledaren).

Mer information om budget och projektekonomi finns under sidan Projektprocessen, Planeringsfasen.

Ibland bildas en referensgrupp för att tillföra kompetens och säkerställa en god förankring av projektet. Gruppen sätts samman av projektägaren och projektledaren. Det är vanligt att referensgruppen innehåller representanter från andra organisationer och potentiella medlemmar och nyckelpersonen tydliggörs genom intressentanalysen. Referensgruppen har ingen beslutande funktion och den ska fungera som ett:

• forum för att testa idéer, lösningar och presterade delresultat
• rådgivande organ och effektivt stöd för projektledaren
• forum för huvudintressenter att följa projektet, lämna synpunkter och ge förslag
• tillskott av kompetens och bollplank för revideringar.

Större projekt med många intressenter kan behöva en kommunikatörsfunktion som samlar in och sprider information om projektet. Genom en intressentanalys synliggörs vilka parter som behöver informeras. Analysen kan sedan utgöra grunden för kommunikationsplanen som syftar till att uppnå specifika kommunikationsmål för olika intressenter.

Under projektets gång kommer projektledaren att lägga en stor del av sin tid på att odla relationer med intressenterna, så kommunikativ förmåga och planer för kommunikation utgör en viktig del av projektet och är en av nycklarna till ett lyckat projekt. Mall för kommunikations- och informationsplan finns på sidan Projektprocessen - faser och verktyg, fliken Planeringsfasen.

En kvalitetssäkrare, eller extern utvärderare, är en oberoende person som kvalitetsgranskar projektets arbetsgång och resultat. Vissa finansiärer kräver att större och komplexa projekt följs upp och utvärderas av en extern person. Till dessa finansiärer hör exempelvis Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF), Europeiska Socialfonden (ESF), Interreg och andra struktur- och sektorsfonder i EU. Vissa fonder har upphandlade utvärderare som ska användas och andra fonder kan rekommendera externa utvärderare för kontraktering.

Projektverksamhet och projektresultat kan även vara av stort intresse för universitet och högskolor. Kontakta gärna akademin för eventuell samverkan och följeforskning.