§ 211 En värdering av upphandlingsprocessen i Gotlands kommun

Utskrivet från: http://gotland.se/10901
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Regionstyrelsen
2003-09-18

KS § 211
En värdering av upphandlingsprocessen i Gotlands kommun

AU § 167
KS2003/0196-00
- Revisionsskrivelse 2003-04-07
- Konsult- och servicekontoret 2003-07-29
- Ledningskontoret 2003-08 25 med förslag yttrande
Revisorerna har låtit granska upphandlingsprocessen och översänt rapporten till kommunstyrelsen för åtgärder. Revisorerna vill också få rapporten besvarad. Styrelsen för konsult- och servicekontoret har fått tillfälle att yttra sig. Ledningskontoret upprättat förslag till svar.

REVISIONSRAPPORTEN. I syfte att värdera upphandlingsprocessens effektivitet har processen granskats ur fyra perspektiv: Ansvar, organisation, kompetens, samt information och kommunikation. Slutsatserna baseras på en enkät till och uppföljande intervju med elva personer: de fem upphandlarna och sex förvaltningsrepresentanter. Urvalet av dessa framgår inte.

Revisorernas slutsatser kan sammanfattas sålunda: ANSVAR: Ansvaret behöver förtydligas inte minst gäller det avgränsningen av upphandlarnas (enhet inom konsult- och servicekontoret) ansvar. ORGANISATION: Under det perspektivet behandlas frågor om rutiner och följsamhet mot tecknade ramavtal, samt personella resurser. Revisorerna menar att de erhållna svaren ”indikerar att det finns ett antal problem” och anser att det finns åtskilligt att uträtta när det gäller utbildning, information och förändring av attityder. KOMPETENS: Kompetensbrister anses inte föreligga. Revisorerna förmedlar upphandlarnas uppfattning om frågor som bör belysas ”vid införandet av konkurrensutsättningsprogrammet”, t.ex. möjligheterna att förbereda egenregianbud, den faktiska kompetensen att analysera effekterna av att kommunal verksamhet övergår till ”extern leverantör”, samt kompetensen i kalkylfrågor. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION: Revisorerna konstaterar att svaren på frågorna fått låga värden och nämner bl.a. att rutinerna för uppdatering av informationen på intranätet inte tycks fungera.
 
I ledningskontorets förslag till svar hänvisas framför allt till pågående översyn av upphandlingspolicyn och de förtydliganden av ansvaret som där eftersträvas. Frågorna om kompetens och bemanning kan diskuteras närmare först sedan översynen är klar. Nämndernas ansvar för att föreskrifter följs framhålls.

Konsult- och servicekontoret har fått kommentera revisionsskrivelsen och yttrande bifogas för kännedom. Kontoret hänvisar bl.a. till två utredningar; en avslutad upphandlingsutredning och en pågående försörjningsutredning. De i revisionsrapporten refererade förbättringsförslagen har också till en del framförts i upphandlingsutredningen. Kontoret hänvisar avslutningsvis till den revidering av upphandlingspolicyn som pågår och anslutande arbete med att utarbeta tillämpningsanvisningar.

Arbetsutskottet har föreslagit att svar ska avges i huvudsaklig överensstämmelse med det upprättade förslaget.

Yrkande:
  • Birgitta Eriksson (m) yrkade att ärendet skulle återremitteras till Styrelsen för konsult- och servicekontoret.


Ordföranden ställde proposition på arbetsutskottets förslag och Birgitta Erikssons yrkande och förklarade sig anse att arbetsutskottets förslag vunnit majoritet.

Kommunstyrelsens beslut

  • Svar avges i huvudsaklig överensstämmelse med ledningskontorets förslag.