Varför gör granskas föreningar?
Regionstyrelseförvaltningen genom kultur- och fritidsavdelningen (RSF/KFA) fördelar årligen ut stöd till det gotländska föreningslivet för att stötta dess verksamhet. Stödet består av skattepengar och skall därför gå till allmänhetens nytta i form av aktiv fritid och folkhälsa, kulturellt deltagande, villkor för kulturskapande, kulturdriven tillväxt och innovation samt folkbildning. För att fördelningen skall fortsätta vara kvalitativ gör regionstyrelseförvaltningen årliga granskningar.
Vilka föreningar tas ut för granskning?
Årligen skall regionen granska ca 5 % av de föreningar som är berättigade stöd från regionen. I grunden bygger det på att vi uppmärksammar något. Kan vara tips från förbund, kraftiga förändringar i redovisade aktiviteter, felaktiga ifyllda uppgifter samt ett antal slumpvisa utvalda föreningar.
Vad måste föreningen göra?
Organisationen ska:
- kunna ge ut de handlingar som RSF efterfrågar vid granskning
- ha en bokföring som stämmer med verifikationer (så som fakturor, kvitton eller annat både fysiskt eller elektroniskt dokument)
- uppfylla regionens krav på organisation innan stöd utbetalas, dvs senaste årsmöteshandlingar: verksamhet-, ekonomisk- och revisionsberättelse samt årsmötesprotokoll. Årsmötesprotokoll och revisionsberättelse måste vara signerade.
- spara föreningens handlingar i minst 10 år
Att söka stöd från regionen är frivilligt och man förbinder sig till våra bestämmelser för att bli beviljad stöd.
Läs mer om regionens Allmänna bestämmelser här: https://www.gotland.se/90379
Hur går en granskning till?
- Först kommer ett brev till föreningen om att granskningen kommer att ske. Detta brev skickas både digitalt och i brevform. Därför är det viktigt att Regionen har fått uppdaterade uppgifter till ansvarig person i föreningen.
- Regionen begär in originalhandlingar till låns som framgår av brevet. Dessa handlingar skall ha inkommit till Regionen inom 14 dagar.
- Under de närmaste 14 dagarna, från att föreningen fått brevet från Regionen om granskning, kommer berörd handläggare att kontakta föreningen för besök.
- Besöket består av att titta på hur föreningen mår, hur många aktiviteter de har och att skapa en god kommunikation mellan förening och Region. Här är det bra om föreningen lyfter synpunkter som regionen bör veta om.
- Under tiden som granskningen pågår kan handläggare behöva ringa, komma på fler besök eller kalla till möte. Detta beror på om handläggaren har frågor om materialet.
- När granskningen är klar kommer en granskningsrapport. Tiden för när granskningen är klar beror på hur mycket handlingar som behöver gås igenom. Rapporten skickas både digitalt och via pappersform.
Hur lång tid tar det?
Granskningen hanteras i den ordning som handlingarna inkommer till handläggaren på regionen. Tiden är beroende av handlingarnas omfattning.
Vad händer när granskningen är gjord?
När regionen har granskat din förening skickar vi ut en skriftlig granskningsrapport till din förening, där eventuella synpunkter framgår.
Vad blir konsekvensen av granskningen?
Oftast blir det ingen konsekvens av granskning mer än att Regionen ser att föreningen har en god och fungerande verksamhet. Om något inte stämmer och fusk upptäcks kan föreningen bli återbetalningsskyldig eller bli avstängd från stöd.
Vilken typ av fusk är vanligt?
Det finns föreningar som hittar på aktiviteter de aldrig har haft, vilket är det klart vanligast av de fåtal föreningar som medvetet fuskar.
Hur många år tillbaka kan regionen utföra granskningar?
Då föreningen godkänt att få beviljat stöd från oss skall handlingar sparas i tio år. Lika långt tillbaka i tiden kan Regionen gå in för att göra en granskning.
Om jag i föreningen har synpunkter eller frågor, var hör jag av mig?
Du som förening kan lätt få tag på den mesta informationen via föreningsservice, här på vår webbsida. Om du inte hittar svaret kan ni maila våra handläggare på forening@gotland.se.